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現(xiàn)在，隨著信息化建設(shè)不斷深入，數(shù)據(jù)管理和分析成為各個行業(yè)必不可缺的環(huán)節(jié)。在日常工作中，我們需要大量地處理和分析數(shù)據(jù)，特別是要經(jīng)常進(jìn)行計算和統(tǒng)計，而這時使用表格公式就變得非常方便和必要。
在處理數(shù)據(jù)時，有時需要將數(shù)據(jù)從一個表格復(fù)制到另一個表格中。這時，我們可以使用表格公式的復(fù)制技巧，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速轉(zhuǎn)移以及處理。這種技巧可以讓我們在最短的時間內(nèi)勝任大量數(shù)據(jù)的處理需求，也可以有效地避免在復(fù)制過程中出現(xiàn)誤差或數(shù)據(jù)丟失的問題。
下面，我們將詳細(xì)介紹表格公式復(fù)制數(shù)據(jù)庫技巧的實現(xiàn)方法和應(yīng)用場景。
一、表格公式的實現(xiàn)方法
1. 填寫原始數(shù)據(jù)和公式
在開始復(fù)制表格公式之前，我們首先需要填寫好原始數(shù)據(jù)和公式。這里我們以一個簡單計算年利率的例子來說明。假設(shè)我們已經(jīng)有了一張表格，其中包含三列數(shù)據(jù)：本金、年份和利率，現(xiàn)在要在第四列中計算年利率。
2. 將鼠標(biāo)放在公式框中
現(xiàn)在，我們需要在之一行的第四列中填寫公式，用于計算年利率。在單元格中，將鼠標(biāo)放置在公式框中，此時，鼠標(biāo)變成普通的“+”形態(tài)。
3. 拖動鼠標(biāo)選中所有需要填寫公式的單元格
然后，我們需要將鼠標(biāo)拖動到下面需要填寫公式的單元格上，直至所有需要計算的單元格全部被選中為止。
4. 點擊Ctrl+D
在選中所有需要計算的單元格之后，我們直接按下“Ctrl+D”鍵，即可一次性將公式復(fù)制到所有選中的單元格中。從此，我們就可以直接查看每一列的年利率了。
二、表格公式應(yīng)用場景
表格公式復(fù)制技巧非常實用，它能夠極大地提高我們的工作效率。那么，在實際的工作中，表格公式復(fù)制技巧能夠應(yīng)用到哪些場景中呢？
1. 數(shù)據(jù)分析
在數(shù)據(jù)分析方面，往往需要統(tǒng)計一些數(shù)據(jù)的特征和趨勢，比如說平均數(shù)、中位數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差等等。基于這些統(tǒng)計指標(biāo)，我們可以做出一些與業(yè)務(wù)相關(guān)的預(yù)測和判斷。對于這些計算，使用表格公式可以幫助我們節(jié)約大量的時間和精力。
2. 項目管理
在項目管理方面，我們常常需要對項目的進(jìn)度和預(yù)算進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，并做出一些調(diào)整和決策。使用表格公式，可以快速地對項目數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，并及時了解項目的關(guān)鍵指標(biāo)，提高項目的執(zhí)行效率。
3. 財務(wù)會計
在財務(wù)會計方面，我們需要對收入、支出、利潤等進(jìn)行分析和監(jiān)控。使用表格公式，能夠輕松地計算出各項財務(wù)指標(biāo)，并及時了解公司的財務(wù)狀況，為公司的經(jīng)營決策提供決策支持。
表格公式復(fù)制技巧是一種非常實用的數(shù)據(jù)處理技能，它可以縮短數(shù)據(jù)處理的時間，降低錯誤率，提高工作效率。無論是在數(shù)據(jù)分析、項目管理還是財務(wù)會計方面，我們都可以通過這種技巧來完成復(fù)雜的處理任務(wù)，提高工作質(zhì)量和效率。
Excel關(guān)于INDEX和MATCH配合取數(shù)的問題和Excel表的更新-Excel學(xué)習(xí)網(wǎng)
借助一些Excel公式，您可以在Excel的兩種最廣泛使用的表設(shè)計之間移動數(shù)據(jù)…并自動將數(shù)據(jù)從源文件轉(zhuǎn)換為更有用的形式。
越來越多的企業(yè)Excel用戶將其報告和分析鏈接到Excel表。這樣，他們可以在幾秒鐘而不是幾小時內(nèi)更新它們。
用戶通常依賴兩種類型的表來獲取數(shù)據(jù)：垂直表和水平表。盡管每種表都有其優(yōu)點，但是當(dāng)您需要一種格式的數(shù)據(jù)但使用另一種格式的數(shù)據(jù)時，使用兩種類型的表可能會帶來挑戰(zhàn)。
但是，使用三個Excel工作表功能將使您可以輕松地在這些表格式之間移動數(shù)據(jù)。
垂直Excel表垂直Excel表格
如果您擁有Excel 2023或更高版本，并且在一家擁有大量數(shù)據(jù)的公司中工作，您可能已經(jīng)看到過類似此類的Excel表。
（我已在此頁面上的大多數(shù)表格中間隱藏了大多數(shù)行和/或列，這使您可以看到表格的所有四個角。）
我將其稱為“垂直表”，因為日期當(dāng)然在垂直的列中。
該表的一般格式是從關(guān)系數(shù)據(jù)庫獲得的數(shù)據(jù)的典型格式。它有日期字段，鍵碼和金額字段，每行都有很長的列。
請注意，該表沒有代碼說明，也沒有有關(guān)每個代碼的其他信息。這是因為如果關(guān)系數(shù)據(jù)庫的表又高又瘦，則關(guān)系數(shù)據(jù)庫以及Power Pivot for Excel的效率會大大提高。
Excel中關(guān)鍵代碼的尺寸表
垂直尺寸查詢表
要獲取有關(guān)代碼的其他信息，您必須從維查詢表中提取數(shù)據(jù)，有點像這樣。
下表顯示了有關(guān)每個代碼的兩種信息。首先，它顯示了描述。（當(dāng)然，對您自己的數(shù)據(jù)的描述將提供更多信息。）
其次，此表具有一個乘法（“多”）列，通常以兩種方式使用。
首先，一些外部數(shù)據(jù)（例如經(jīng)濟(jì)和股市數(shù)據(jù)）以數(shù)千或數(shù)百萬為單位。因此，如果打算在內(nèi)部使用此數(shù)據(jù)，將其轉(zhuǎn)換為報表中的數(shù)據(jù)始終是一個好主意。在這里，代碼C009的源數(shù)據(jù)總是成千上萬，因此在報告中將其乘以1,000會將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成一個。
其次，如果數(shù)據(jù)包含借方和貸方（借方為正數(shù)，貸方為負(fù)數(shù)），則將每個總帳帳戶的值乘以其自然符號通常很有用。也就是說，您將應(yīng)借記的帳戶乘以1，將應(yīng)貸記的帳戶乘以-1。這樣做時，每個帶有自然符號的帳戶都將變?yōu)檎龜?shù)，這通常使這些帳戶更易于在報表中使用。
當(dāng)然，從關(guān)系文件導(dǎo)出的數(shù)據(jù)通常包括描述和其他維度數(shù)據(jù)。但這并不總是一件好事。首先，由于許多描述可以重復(fù)很多次，因此您的工作簿變得比原來大得多。
其次，這些數(shù)據(jù)通?？赡苁遣徽_的，包括拼寫錯誤的描述，奇怪的縮寫，不尋常的大小寫文本以及過時的信息。第三，可能不會包含您需要的某些尺寸數(shù)據(jù)，例如上面顯示的“乘法”列。
因此，即使您從關(guān)系數(shù)據(jù)庫下載的數(shù)據(jù)中獲得了有關(guān)代碼和其他關(guān)鍵項的信息，通常也更好維護(hù)自己的維查找表，就像上面的表一樣。
水平“灰色單元”表
我的 Kyd作戰(zhàn)室儀表板模板使用此水平表。由于行和列的邊框為灰色，因此我將其稱為灰色單元格表。
水平Excel表格
該表包含與前兩個表相同的數(shù)據(jù)。您可以通過將其左上角和右下角數(shù)字與之一個表中的頂部和底部數(shù)字進(jìn)行比較來確認(rèn)這一點。
與豎直桌子相比，此桌子的設(shè)計具有多個優(yōu)點。首先，設(shè)計將上述兩個垂直表中的數(shù)據(jù)合并為一個水平表。因此，通常更容易設(shè)置和維護(hù)。
其次，如果您需要手動輸入數(shù)據(jù)，或從其他來源復(fù)制并粘貼數(shù)據(jù)，則這種布局通常比關(guān)系樣式表（如頂部Excel表）更易于管理。
但是，如果您的源數(shù)據(jù)來自關(guān)系樣式的CSV文件或數(shù)據(jù)導(dǎo)入，則更新此表可能需要額外的工作。
您的桌面應(yīng)該放在哪里？
如逗滲果您有 Kyd War Room，我建議您復(fù)制Dash_Data_Act.xlsx工作簿，以用于以下討論。如果您喜歡結(jié)果，可以將新版本換成舊版本。
通過這種方法，您的儀表板和其他報表仍可以從灰色單元數(shù)據(jù)庫返回數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)庫可以使用鏈接到Excel Table的公式來獲取其 數(shù)據(jù)。該表每個月都會通過快速復(fù)制和粘貼進(jìn)行更新。
如何設(shè)置公式以從Excel表填充灰單元數(shù)據(jù)庫
假設(shè)每個月您下載的數(shù)據(jù)看起來像下面左側(cè)的藍(lán)色表格，并且您想使用此數(shù)據(jù)填充右側(cè)的灰色表格。更具體地說，假設(shè)您要設(shè)置2023年12月的激指鬧數(shù)據(jù)，如下表所示。
從垂直Excel表更新水平表
步驟如下：
1.在灰色單元格表中插入新列以包含新月的數(shù)據(jù)。例如，在這里，我插入了列BA來包含2023年12月的明罩?jǐn)?shù)據(jù)。
2.將日期單元格從前一列復(fù)制到新列，然后根據(jù)需要更新日期。例如，在這里，我將單元格AZ2復(fù)制到單元格BA2，然后將日期更改為12/1/2023。
3.將新月的數(shù)據(jù)添加到藍(lán)色源表的底部，該表位于不同的工作表中，但與灰色數(shù)據(jù)表位于同一工作簿中。通常，您只需要復(fù)制數(shù)據(jù)導(dǎo)入或Excel中打開的CSV文件中的數(shù)據(jù)，然后粘貼到藍(lán)色表格底部下方的之一行即可。
粘貼數(shù)據(jù)時，表格應(yīng)自動展開以包括新數(shù)據(jù)。如果不是，請選擇表中的任何單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)工具”，“設(shè)計”，“屬性”，“調(diào)整大小表”，然后在“調(diào)整大小表”對話框中為表指定新的底部行。
4.您將使用 SUMIFS函數(shù)從表中檢索數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。如果您不熟悉此功能，則可能需要花費一分鐘時間來瀏覽鏈接并繼續(xù)閱讀。這樣做時，您會發(fā)現(xiàn)這是SUMIFS函數(shù)的語法：
SUMIFS（總和范圍，標(biāo)準(zhǔn)范圍，標(biāo)準(zhǔn)…）
sum_range 必需。一個或多個要在行或列中求和的單元格，包括數(shù)字，范圍名稱或包含數(shù)字的單元格引用。空白和文本值將被忽略。
條件范圍 。評估關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)的之一個范圍。條件范圍中的錯誤值將被忽略。
要求的標(biāo)準(zhǔn) 。以數(shù)字，表達(dá)式，單元格引用或文本形式的條件，這些條件定義了將在Criteria_range1參數(shù)中添加哪些單元格。例如，標(biāo)準(zhǔn)可以表示為99，“> 99”，B4，“ sales”或“ 99”。
… 可選。重復(fù)對criterias_range和criterias參數(shù)對，總共為127對。
5.在為以下公式顯示的單元格中輸入公式：
BA4：= SUMIFS（TableAct ，TableAct ，$ B4，TableAct ，BA $ 2）
這里…
sum_range是TableAct 。 TableAct是我命名為藍(lán)色Excel表格的名稱，而 Amount是該表格中我將在其中找到所需編號的列的名稱。也就是說，我希望SUMIFS函數(shù)從表的Amount列返回數(shù)據(jù)。
·條件范圍1是 TableAct 。這是我決定使用的表格中的之一個條件列。
·條件1是$ B4，其值為C001。也就是說，在此行中，我希望SUMIFS函數(shù)僅在TableAct 中找到“ Code C001”的情況下返回數(shù)據(jù)。
·條件范圍2是 TableAct 。
·條件2為BA $ 2，價值為12/1/2023。也就是說，在本專欄中，我希望SUMIFS函數(shù)僅在TableAct 中找到2023/12/1的情況下才返回數(shù)據(jù)。
5.將該公式復(fù)制到上圖所示的列中。
當(dāng)然，如果要更新現(xiàn)有表，則可能只是從相鄰列中復(fù)制公式列。
如何設(shè)置公式以使用維數(shù)據(jù)填充灰色單元數(shù)據(jù)庫
上一組公式更新了灰單元數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字。但是我們顯然不能使用和公式在此處的灰色單元格表格中填充描述字段。
相反，我們使用 INDEX 和MATCH 函數(shù)。
（在這個特定示例中，我們也可以使用 VLOOKUP函數(shù)。但是由于INDEX-MATCH比VLOOKUP靈活得多，而且速度通常更快，因此我從未在實際工作中使用VLOOKUP。）
假設(shè)您具有上面顯示的灰色單元格表，并且想要在單元格C4中輸入公式以從左側(cè)的藍(lán)色尺寸表返回正確的描述。為顯示的單元格輸入以下公式：
C4：= INDEX（TableDim ，MATCH（$ B4，TableDim ，0））
此處，INDEX函數(shù)從上圖所示的藍(lán)色TableDim表的Desc列返回數(shù)據(jù)。MATCH函數(shù)指定INDEX函數(shù)應(yīng)返回哪個行索引號。
為了計算正確的行索引號，MATCH在TableDim表的“代碼”字段中查找在單元格B4中輸入的值（即“ C001”）。由于第三個參數(shù)為零，因此不需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，如果未找到“ C001”，則MATCH將返回＃N / A。但事實證明，C001是找到的之一項，因此MATCH返回值1。
因此，INDEX返回在藍(lán)色表的Desc列中找到的之一個描述：“ C001 Act Desc”。
一個類似的公式返回Mult值：
D4：= IF（INDEX（TableDim ，MATCH（$ B4，TableDim ，0））= 0，“”，
INDEX（TableDim ，MATCH（$ B4，TableDim ，0） ））
（盡管此公式顯示在兩行中，但是您當(dāng)然要在一行中輸入它。）
在此公式中，之一個INDEX-MATCH節(jié)返回第4行的Mult值。如果該值通常為零，則該公式返回一個空字符串；否則，該公式將返回非零的Mult值。
如何設(shè)置公式以從灰色單元格表填充Excel表
我們還可以使用SUMIFS朝另一個方向發(fā)展。也就是說，我們可以使用它從灰色單元數(shù)據(jù)庫填充Excel表。
要首次設(shè)置藍(lán)色表格，我們首先需要設(shè)置“日期”和“代碼”列的值。與在C列中設(shè)置公式相比，這樣做所需的時間更長。
設(shè)置日期和代碼值...
1.在新工作表中，輸入右上方藍(lán)色表格第2行中顯示的三個列標(biāo)題。
2.從灰色單元格表中復(fù)制帶有29個代碼的區(qū)域，并將該區(qū)域粘貼到藍(lán)色表中的單元格B3中。
3.在單元格A3中輸入日期1/1/2023，并將其向下復(fù)制到該列中，直到29個Codes為止。
4.因為灰色單元數(shù)據(jù)庫有48個月的數(shù)據(jù)，每個月有29個代碼，所以藍(lán)色表將具有1392（48 x 29）行數(shù)據(jù)。因此，請在C列中設(shè)置一個臨時數(shù)字列作為參考，該列從1到1392。
為此，請在單元格C3中輸入值1，然后按Ctrl + Shift +向下鍵以選擇從C3到電子表格底部的所有單元格?，F(xiàn)在選擇“主頁”，“編輯”，“填充”，“系列”。在“系列”對話框中，將“停止值”指定為1392，然后按OK ...，這將為您提供數(shù)字列用作參考。
5.將B列中的29個代碼復(fù)制并粘貼到最后一個代碼下面的之一個單元格中。這應(yīng)該填充范圍B32：B60。
6.在表格中最后一個2023年1月下方的之一個單元格中，輸入顯示的單元格的公式...
A32：= DATE（YEAR（A3），MONTH（A3）+1,1）
該公式返回2023年2月。將公式向下復(fù)制到范圍A33：A60 ...，與您剛剛粘貼的代碼相鄰。
7.復(fù)制范圍A32：B60，然后將其與您設(shè)置的計數(shù)器列平行粘貼。這是一種簡單的方法：
·按Ctrl + C復(fù)制范圍后，選擇C列中的一個計數(shù)器單元格。
·按Ctrl +向下鍵可“滑動”至該數(shù)字列的底部。
·按兩次向左箭頭鍵，移至該底行的A列。
·按Ctrl + Shift +向上鍵將活動單元上方的所有單元格選擇為A列中公式的最后一行。
·僅按住Shift鍵，然后按一次向下箭頭鍵，以便僅選擇空白單元格。
·按Ctrl + V粘貼到區(qū)域A61：B1394。
8.將日期值和日期公式列更改為日期值。為此，請選擇整個日期列。按Ctrl + C復(fù)制它們；按Ctrl + Alt + V啟動“選擇性粘貼”對話框；選擇值，然后按確定。
現(xiàn)在，您可以輸入從灰細(xì)胞數(shù)據(jù)庫返回適當(dāng)值的公式。在這里，我們?yōu)轱@示的單元格使用INDEX-MATCH-MATCH公式：
A3：= INDEX（例如ActData，MATCH（$ B3，例如ActCodes，0），MATCH（$ A3，例如ActDates，0））**
該公式從為Kyd War Room儀表板模板設(shè)置的數(shù)據(jù)庫中返回數(shù)據(jù)。該數(shù)據(jù)庫使用范圍名稱（例如ActCodes，ActCodes和ActDates）指定可以找到數(shù)據(jù)，代碼和日期的區(qū)域。
INDEX公式返回由兩個MATCH函數(shù)指定的eg.ActData范圍內(nèi)的值。之一個MATCH函數(shù)返回指定的Code值的行索引號，第二個MATCH函數(shù)返回指定的Date值的列索引號。
最后，既然普通表已經(jīng)完成，您可以將其更改為Excel表。為此，選擇表中的任何單元格，然后選擇“插入”，“表”，“表”；在“創(chuàng)建表”對話框中，確保選中“ 我的表具有標(biāo)題”；然后選擇確定。
如何檢查工作
我之一次設(shè)置這些表格和公式時，會“四舍五入”它們。也就是說，我從灰色單元格表開始，用鏈接到灰色單元格表的公式設(shè)置藍(lán)色的Excel表，然后設(shè)置第二個帶有鏈接到藍(lán)色Excel表的公式的灰色單元格表。
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