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如何選擇合適的小型項(xiàng)目管理工具？
小型項(xiàng)目通常是指工作量在三人至十幾人之間的項(xiàng)目，這類項(xiàng)目一般是放任自流，少有管理，通常具有投資少、人員少、時(shí)間緊、需求不明確等特點(diǎn)。
如借助小型項(xiàng)目管理工具，可以節(jié)省大量時(shí)間和避免資源浪費(fèi)，提高項(xiàng)目效率。
下面介紹小型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)常遇到的問題，以及項(xiàng)目管理工具是如何有效協(xié)助解決這些問題的，與大家一起分享交流。
因資源有限，小型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)很少設(shè)有專職的項(xiàng)目經(jīng)理控制項(xiàng)目進(jìn)度，以至于規(guī)范的項(xiàng)目管理方法常常被忽視。
另一方面，由于小型項(xiàng)目直接溝通成本較低，過多的項(xiàng)目管理流程反而使得項(xiàng)目執(zhí)行過程變得更繁瑣。
也正因?yàn)檫@樣，在項(xiàng)目管理過程中，小型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)大多數(shù)會(huì)遇到以下問題：
1、
項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度跟不上
小型項(xiàng)目執(zhí)行過程中，缺乏統(tǒng)一的項(xiàng)目工作流程，不知道先做什么再做什么，沒有一一個(gè)詳細(xì)的規(guī)劃，往往等事情發(fā)生了才去安排相應(yīng)的工作，導(dǎo)致項(xiàng)目拖延，項(xiàng)目缺陷多。
2、
信息流通有障礙
大部分小型項(xiàng)目在管理時(shí)，都是幾個(gè)人各自為政，沒有一個(gè)統(tǒng)一協(xié)作交流的平臺(tái)來互相溝通協(xié)商，并記錄成果，導(dǎo)致信息孤島的形成。
3、
對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制不足
沒有對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)度制定合理的進(jìn)度計(jì)劃，對(duì)各成員的工作任務(wù)沒有及時(shí)分配，并且也無法實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度執(zhí)行情況，導(dǎo)致進(jìn)度毫無條理地進(jìn)行。
4、
項(xiàng)目文檔資料不集中
不重視項(xiàng)目文檔資料的整理工作，對(duì)項(xiàng)目過程沒有管理好，無法累計(jì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，也不利于以后的工作交接。
因此，小型項(xiàng)目迫切需要引入適度的規(guī)范管理。本文針對(duì)小型項(xiàng)目執(zhí)行過程中的核心管理問題，給出一些行之有效的解決方案。
01、需求管理
對(duì)于任何類型的項(xiàng)目，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個(gè)項(xiàng)目管理的重中之重。
需求管理通常包括兩個(gè)大方面的問題：需求收集分析與需求變更管理。
首先，對(duì)于需求收集與分析，需求不明確是最大的風(fēng)險(xiǎn)來源。
在需求分析階段，必須多花一些時(shí)間，站在客戶立場(chǎng)上設(shè)身處地考慮問題，幫助用戶將模糊的需求清晰化，將簡(jiǎn)略的需求明細(xì)化，將混亂的需求邏輯化、條理化。
其次，任何項(xiàng)目都無法承受頻繁的需求變更與需求增加。
除了在需求收集階段需要盡可能將需求細(xì)化外，還需要在適當(dāng)階段盡量?jī)鼋Y(jié)需求。
否則，將會(huì)為項(xiàng)目嚴(yán)重拖延、開支嚴(yán)重超出預(yù)算埋下地。在需求細(xì)化的后期階段，必須與客戶就需求凍結(jié)和后期需求增加的費(fèi)用支付方式達(dá)成共識(shí)。
02、進(jìn)度管理
項(xiàng)目進(jìn)度管理，主要關(guān)注幾個(gè)方面：
- 任務(wù)分配、人力資源分配、時(shí)間分配要和項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)；
- 任務(wù)分解要合理，并且盡量并行化；
- 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度控制要盡量細(xì)致，并且在實(shí)際執(zhí)行過程中審查要嚴(yán)格；
- 針對(duì)項(xiàng)目中不容易控制的部分，如技術(shù)難點(diǎn)、來自于客戶的時(shí)間拖延要做好充分的準(zhǔn)備；
- 要為測(cè)試、缺陷修正和預(yù)期的需求變更預(yù)留足夠的時(shí)間。
03、風(fēng)險(xiǎn)管理
失去對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的有效管理是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗最主要原因之一。
哪怕是小型項(xiàng)目，都必須在項(xiàng)目的開始階段識(shí)別出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)并評(píng)估出排在最前面的那些風(fēng)險(xiǎn)（前五或前十）作為觀察和跟蹤的重點(diǎn)；
并在項(xiàng)目進(jìn)展過程中持續(xù)關(guān)注那些新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)方案。
04、團(tuán)隊(duì)管理
對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理，要做到分工明確、因人施用。
根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員各人水平的高低，合理分配工作量，并且關(guān)注團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的交流溝通結(jié)構(gòu)，避免“互相等”和“誤解”。
盡量讓每個(gè)人的工作量飽和，在項(xiàng)目開始以后，要盡可能保持團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定，避免人員變更給團(tuán)隊(duì)帶來的協(xié)作混亂。
05、文檔管理
對(duì)于小型項(xiàng)目，必須有文檔要求，否則后期的經(jīng)驗(yàn)積累會(huì)變得困難；其次，對(duì)文檔的要求應(yīng)該適度，即夠用即可。
文檔管理以便于后續(xù)工作為目標(biāo)，不做過于繁瑣的要求，不應(yīng)把大量精力投入進(jìn)過于繁瑣的文檔編寫。此外，還應(yīng)注意文檔的版本控制。
要想方便快捷實(shí)現(xiàn)以上這些解決方案，選擇合適的小型項(xiàng)目管理工具是關(guān)鍵。
小型項(xiàng)目對(duì)軟件功能的需求比較簡(jiǎn)單，同時(shí)還缺乏專業(yè)軟件維護(hù)人員，因此對(duì)小型項(xiàng)目管理者來說，簡(jiǎn)單易用、貼合需求的項(xiàng)目管理軟件才是最佳選擇。
這里推薦有著十多年市場(chǎng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的8MSaaS項(xiàng)目管理軟件。
CORNERSTONE為適應(yīng)小型項(xiàng)目的實(shí)際需求，不僅支持需求動(dòng)態(tài)變化的管理，也可靈活擴(kuò)展以滿足傳統(tǒng)項(xiàng)目監(jiān)控的管理需求（如時(shí)間管理，成本管理）。
系統(tǒng)能夠促進(jìn)項(xiàng)目整體規(guī)范化運(yùn)行，讓項(xiàng)目管理組織內(nèi)的所有工作有序協(xié)同。
CORNERSTONE項(xiàng)目管理軟件優(yōu)勢(shì)：
1-理清項(xiàng)目計(jì)劃的優(yōu)先順序，指派活動(dòng)負(fù)責(zé)人并實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展；
2-有效管理資源技能和資源分配，方便你隨時(shí)找到合適的項(xiàng)目資源；
3-實(shí)時(shí)跟蹤管控項(xiàng)目成本預(yù)算、資金計(jì)劃等，便于你動(dòng)態(tài)掌握成本；
4-統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺(tái)，所有成員在此進(jìn)行任務(wù)分配、溝通交流等；
5-提供強(qiáng)大的機(jī)制，幫助你管理問題、跟蹤問題和系統(tǒng)地解決問題；
6-提供移動(dòng)App靈活管理，實(shí)現(xiàn)待辦處理、消息查看、數(shù)據(jù)分析等。
綜上，小型項(xiàng)目管理必須結(jié)合自身的特點(diǎn)和目標(biāo)，選擇適合自己的項(xiàng)目管理軟件才是最好的。
合理并且有效地運(yùn)用
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